Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), est entré en vigueur depuis 2018 à présent, il n’est donc plus nouveau.
Cette législation adoptée par l’Union Européenne vise à renforcer et unifier la protection des données personnelles des individus au sein de l’UE. Ce règlement impose des obligations strictes aux entreprises et organisations impliquées dans le traitement de ces données, qu’elles soient basées dans l’UE ou non.
Il incombe aux entreprises de veiller à respecter cette législation dans et à partir de tous leurs dispositifs numériques, dont leur site web afin de garantir une transparence évidente.
Voici 7 points pour (re)découvrir ces obligations juridiques afin de vérifier si vous êtes sur la voie de la conformité.
C’est quoi le RGPD ?
Parmi les exigences du règlement européen figurent la nécessité de recueillir un consentement explicite des utilisateurs pour le traitement de leurs données, l’obligation de notifier rapidement les violations de données, et la mise en place de mesures techniques et organisationnelles adéquates pour garantir la sécurité des informations.
En cas de non-conformité, le RGPD prévoit des sanctions significatives pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial de l’entreprise, selon le montant le plus élevé. Ce cadre juridique vise à donner aux individus un contrôle accru sur leurs informations personnelles et à harmoniser les normes de protection des données à travers les États membres de l’UE.
L’enjeu principal de la conformité au RGPD réside dans la protection des droits fondamentaux des individus concernant leurs données personnelles.
Le RGPD impose aux entreprises des obligations strictes en matière de collecte, de traitement, de stockage et de sécurisation des données personnelles.
En clair : aucune structure n’est autorisée à stocker et utiliser à sa guise les données qu’elle stocke, que ce soit lors d’un abonnement, d’une commande en ligne, à titre d’exemples. Elle doit veiller à la protection des données de ses clients et usagers.
En plus du risque financier, les entreprises doivent également prendre en compte l’impact sur leur réputation et la confiance des consommateurs. Ainsi, la conformité au RGPD devient un élément crucial pour garantir non seulement la légalité des opérations mais aussi la fidélité des clients et la pérennité de l’entreprise dans un environnement numérique de plus en plus exigeant sur les questions de vie privée et de sécurité des données.
Périmètre de la conformité au RGPD
La conformité à la Réglementation Générale sur la Protection des Données est essentielle pour toute entreprise opérant au sein de l’Union Européenne ou traitant des données personnelles de citoyens européens.
Consentement de l’utilisateur
Sous le RGPD, les entreprises doivent obtenir le consentement explicite des utilisateurs avant de collecter leurs données personnelles. Ce consentement doit être donné librement, être spécifique, éclairé et non ambigu.
Il doit également être aussi facile de retirer son consentement que de le donner.
Les entreprises sont également tenues de donner aux utilisateurs un accès facile à leurs propres données personnelles, ainsi que la possibilité de les modifier ou de les supprimer si nécessaire.
Le point à retenir est le suivant : les entreprises doivent être transparentes sur la manière dont elles collectent, utilisent et stockent les données personnelles de leurs utilisateurs, et ces derniers doivent avoir un contrôle total sur leurs propres données.
Il est donc interdit de négocier un avantage en échange d’une adresse e-mail par exemple. De soumettre l’accès sous condition de remplir des champs non essentiels ou tout ce qui n’entre pas dans une véritable utilité de traitement de la donner en faveur de l’utilisateur.
Toutes les informations personnelles demandées doivent être strictement nécessaires pour la finalité du traitement des données et ne peuvent pas être utilisées comme moyen de pression pour obtenir des informations supplémentaires.
Il est important de respecter la confidentialité et la vie privée des utilisateurs en ne demandant que les informations strictement nécessaires et en garantissant leur sécurité.
Principes de protection des données
La licéité, la loyauté et la transparence sont des éléments fondamentaux, tout comme la limitation de la finalité, la minimisation des données, l’exactitude, la limitation de la conservation, l’intégrité et la confidentialité, et enfin la responsabilité.
Ces principes constituent les piliers sur lesquels repose la protection des données personnelles et doivent être respectés par toutes les organisations qui collectent, traitent et stockent des données personnelles.
- La licéité implique que le traitement des données se fasse de manière légale, et que la personne concernée donne son consentement de manière éclairée.
- La loyauté signifie que les données doivent être traitées de manière honnête et transparente, sans manipulation ni dissimulation.
- La transparence exige que les personnes concernées soient informées de manière claire et compréhensible sur la manière dont leurs données sont collectées, traitées et utilisées.
- La limitation de la finalité signifie que les données ne doivent être utilisées que pour le but spécifique pour lequel elles ont été collectées, et ne doivent pas être traitées de manière incompatible avec cette finalité.
- La minimisation des données implique que seules les données strictement nécessaires à la finalité prévue doivent être collectées et conservées.
- L’exactitude des données est essentielle pour garantir que les informations stockées sont correctes et à jour.
- La limitation de la conservation signifie que les données ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire.
- L’intégrité et la confidentialité des données sont des principes cruciaux pour assurer la sécurité et la protection des données personnelles contre tout accès non autorisé ou toute altération.
- Enfin, la responsabilité implique que les organisations qui traitent des données personnelles doivent prendre des mesures pour garantir la conformité avec les principes de protection des données, et être en mesure de démontrer cette conformité en cas de contrôle ou de demande des autorités compétentes.
L’un des axes centraux de tout ce dispositif prend naissance dans l’exigence de procédures claires et précises en cas de violation de données. L’entreprise doit établir des procédures efficaces pour détecter, signaler et enquêter sur les violations de données est essentiel. Une réponse rapide et bien gérée peut réduire les impacts négatifs d’une violation et maintenir la confiance des utilisateurs.
Responsabilités du contrôleur de données
Les « contrôleurs de données » sont tenus de veiller au respect du RGPD. Ils doivent mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer et démontrer que le traitement des données est effectué conformément à la réglementation.
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose aux « contrôleurs de données » (ou responsables du traitement) des obligations strictes pour protéger les données personnelles. Voici quelques exemples concrets de ce que cela implique :
– Un site web doit avoir une politique de confidentialité accessible depuis toutes les pages, détaillant les types de données collectées, les finalités de la collecte et les droits des utilisateurs.
– Lors de l’inscription à une newsletter, une case à cocher (non précochée) doit être présente pour que l’utilisateur donne son consentement à recevoir des communications, avec un lien vers la politique de confidentialité.
– L’utilisation du chiffrement des données, la gestion des accès avec des mots de passe forts et l’authentification à deux facteurs pour accéder aux systèmes contenant des données personnelles.
– Une entreprise développant une nouvelle application de reconnaissance faciale doit effectuer une DPIA pour identifier et atténuer les risques liés à la vie privée.
– Si une entreprise découvre une fuite de données contenant des informations personnelles sensibles, elle doit informer rapidement la CNIL et les utilisateurs affectés par la violation.
– Un utilisateur demande à une entreprise de lui fournir une copie de toutes les données personnelles qu’elle détient à son sujet. L’entreprise doit répondre à cette demande dans un délai d’un mois.
– Une grande entreprise de télécommunications, traitant des millions de données clients, nomme un DPO chargé de veiller au respect des obligations du RGPD.
Ces exemples illustrent les diverses mesures que les contrôleurs de données doivent prendre pour se conformer au RGPD et assurer une protection adéquate des données personnelles.
Comment mettre son site en conformité RGPD
Nous veillons à ce que tous nos clients soient conscients que chaque développement de leur site, chaque formulaire implique des responsabilités. Il nous incombe de les conseiller sur le bien-fondé de ces mises en place pour éviter les ennuis d’un manquement à ce fameux RGPD.
Étapes pour assurer la conformité de son site au RGPD
Comme dans n’importe quelle refonte, l’état des lieux de ce qui existe est primordial pour éviter toute surprise et l’inventaire tant des contenus que des données plus globales est incontournable.
Au préalable, auditer les données stockées
Lorsque notre agence refond un site web, nous provoquons un audit des données, ce qui implique l’évaluation complète de toutes les données personnelles détenues par l’entreprise. Cela inclut l’identification des sources de données, la manière dont elles sont stockées et utilisées.
Nous sommes ensuite force de propositions pour arbitrer le bien-fondé de conserver ou de passer par le site pour certaines opérations.
Le RGPD implique toute l’entreprise
Les employés doivent être formés pour comprendre les exigences de la RGPD et comment elles s’appliquent à leurs fonctions quotidiennes. Ils doivent également être consciencieux des procédures en cas de violation des données.
Notamment quand une personne gère le site web de l’entreprise, elle doit être consciente que des données puissent parfois être stockées. Comment également répondre à une demande de suppression, comment techniquement le site est-il protégé…
Documenter les process : les registres
Documenter chaque étape du processus de gestion des données, y compris les processus de collecte, de stockage et de partage des données. Cette documentation est cruciale pour démontrer la conformité en cas d’audit.
Et cette documentation sous forme de registres vous sert de feuille de route dans la durée de vie de ces données.
Chez Colormyeb, nous prenons nos responsabilités en tant qu’agence web !
Éléments incontournables disponibles sur votre site web
Le RGPD s’applique partout quand il y a une donnée personnelle. Dans n’importe quel dispositif digital, de stockage, de transfert. Dans l’environnement numérique moderne, le consentement aux cookies et la conformité aux réglementations sur la protection des données sont des aspects essentiels pour tout site web.
Notre agence est spécialisée dans la refonte de sites web WordPress et nous avons à cœur de veiller au respect des obligations juridiques de nos clients.
Pour répondre à l’exigence de mise en conformité, votre site doit donc répondre à des obligations notamment avec certains documents présents et accessibles.
Consentement aux cookies : assurer la conformité sur votre site web
Les cookies sont des petits fichiers texte qui sont stockés sur l’appareil de l’utilisateur et qui permettent au site web de collecter des informations sur son utilisation.
Pour être en conformité avec les réglementations en matière de protection des données, il est nécessaire d’informer clairement les utilisateurs de l’utilisation des cookies sur votre site web et de leur donner la possibilité de les accepter ou de les refuser.
Voici quelques informations à inclure dans votre message de consentement aux cookies :
– Une explication claire et concise sur ce que sont les cookies et comment ils sont utilisés sur votre site web
– Les différents types de cookies utilisés (cookies de session, cookies persistants, cookies tiers, etc.)
– Les finalités pour lesquelles les cookies sont utilisés (améliorer l’expérience utilisateur, analyser le trafic du site, personnaliser les contenus, etc.)
– Un lien vers une politique de confidentialité détaillée expliquant en détail les pratiques de collecte et de traitement des données sur votre site web
– La possibilité pour les utilisateurs de consentir ou de refuser l’utilisation des cookies, par exemple en cliquant sur un bouton ou en paramétrant les préférences de leur navigateur.
Cette mise en place doit devenir un réflexe.
Cependant, si le site ne place pas de cookies, ne collecte pas de données de navigation ou ne suit pas les utilisateurs, il n’est pas nécessaire d’afficher un bandeau de cookies.
Mise en place d’une politique de confidentialité pour assurer la conformité
Informer les utilisateurs sur la manière dont leurs données sont collectées, utilisées, stockées et protégées est une exigence cruciale pour la conformité RGPD.
La politique de confidentialité d’un site web joue ce rôle essentiel dans la protection de la vie privée des utilisateurs et leur sécurité en ligne.
Le contenu d’une politique de confidentialité peut varier en fonction du site web, mais en général, elle doit inclure les éléments suivants :
1. Les informations personnelles collectées : la politique doit indiquer quelles données personnelles sont collectées, telles que les noms, adresses, adresses e-mail, numéros de téléphone, etc.
2. La finalité de la collecte des données : la politique doit expliquer pour quelle raison les données sont collectées et comment elles seront utilisées, que ce soit pour personnaliser l’expérience utilisateur, traiter les commandes, envoyer des newsletters, etc.
3. La conservation des données : la politique doit préciser pendant combien de temps les données seront conservées et comment elles seront sécurisées pendant cette période.
4. Le partage des données avec des tiers : la politique doit spécifier si les données personnelles seront partagées avec des tiers, et si oui, lesquels et dans quelles circonstances.
5. Les droits des utilisateurs : la politique doit informer les utilisateurs de leurs droits en matière de protection des données, comme le droit d’accès, de rectification, de suppression, de limitation du traitement, etc.
Sur ce dernier point, rappelons que le RGPD confère plusieurs droits aux utilisateurs, y compris le droit d’accès, de rectification, d’effacement, de restriction du traitement, et le droit à la portabilité des données.
Certes, tout cela semble bien contraignant mais cette politique renforce la confiance des consommateurs. Les utilisateurs sont plus enclins à interagir avec votre site web, sachant que leurs données personnelles sont protégées.
Ressources pour mettre son site en conformité
Ces préoccupations de mise en conformité de votre site avec le RGPD sont à réfléchir même avant toute refonte.
Elles sont immuables et elles peuvent varier en fonction de vos activités. Nous vous proposons trois ressources pour commencer à mettre en place ce chantier.
1. Le site de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) fournit des guides détaillés, des modèles de documents, et des outils pour aider les entreprises à se conformer au RGPD.
2. Le site officiel de l’Union européenne sur le RGPD offre une vue d’ensemble complète de la réglementation, des obligations des responsables de traitement, et des droits des individus.
3. Le site du Gouvernement et du Service Public permet de vérifier la véracité des informations.
Conclusion
En conclusion, la RGPD impose des exigences strictes mais essentielles pour la protection des données personnelles. La mise en œuvre des bonnes pratiques et la garantie de la conformité peuvent non seulement éviter des pénalités sévères mais aussi renforcer la confiance des consommateurs et fournir un avantage compétitif significatif car cela montre un engagement envers la transparence et la responsabilité, augmentant ainsi la réputation de l’entreprise.
